Es ist nicht möglich, dass wir für jeden Trainer bei jeder Plattform eine eigene Lizenz bereitstellen können. Daher ist eine von uns administrierte Verwaltung von Lizenzen notwendig. Je häufiger wir eine Plattform nutzen, desto mehr Lizenzen werden wir natürlich kaufen. Nimmt die Nutzung hingegen ab, werden wir regelmäßig prüfen, ob wir einzelne Lizenzen wieder kündigen können.

Aus den genannten Gründen können wir nicht garantieren, dass einzelne Trainer bei mehreren Webinaren ihre Lizenz in der Zwischenzeit behalten. Es kann durchaus der Fall sein, dass wir die Lizenzen für andere Webinare einsetzen müssen.

Sollten einzelne Trainer über eigene Lizenzen für die Plattformen verfügen, können diese nach Absprache mit uns auch gerne genutzt werden.

Für alle Plattformen gibt es kostenlose Testzugänge. Wenn Sie sich einarbeiten wollen, wählen Sie bitte zunächst diese Variante. Erst danach oder bei Sonderfällen klären Sie bitte mit uns ab, ob wir Ihnen eine unserer Lizenzen zu Testzwecken zur Verfügung stellen können.

Vereinzelt kamen hier Nachfragen für folgenden Fall: Ein Trainer setzt ein Webinar online an und lädt die Tn ein. Dann wird die Trainerlizenz aber anderweitig benötigt und entsprechend deaktiviert. Was passiert mit den Einladungen? Soweit durch einzelne Tests nachzuvollziehen ist, bleiben sowohl die Einladungen als auch die Kalendereinträge bei den Tn vorhanden und gültig. Das Webinar kann mit den ursprünglichen Einwahldaten problemlos durchgeführt werden, sofern der Trainer rechtzeitig vorher seine Lizenz wiedererhält.

Bitte denken Sie daher mit daran, uns rechtzeitig vor Ihrem Webinar an die Lizenz zu erinnern bzw. diese für sich zu überprüfen.

Wird das Webinar von Kundenseite organisiert, werden sowohl Trainer- als auch Teilnehmereinladungen zumeist vom Kunden direkt gesendet. Die Auswahl der Plattform obliegt dabei dem Kunden. In der Regel ist von Trainerseite eine kostenfreie Installation der verwendeten Software hilfreich.

In allen anderen Fällen erfordert die individuelle und benutzerbezogene Lizensierung eine individuelle Vorgehensweise. Hier gibt es folgende Optionen

1. Webex, Zoom: Der Trainer terminiert über seine Lizenz eine Besprechung (ggf. mit Meeting-Nummer und Passwort). Dieses Link kann er direkt oder über unsere Seminaradministration an die Tn weiterleiten. Diese wählen sich dann zur vereinbarten Zeit in das Webinar ein.
   Wenn gewünscht oder notwendig kann diese Einladung auch direkt aus dem Programm an die Tn geschickt werden. Dazu ist die Angabe der jeweiligen Mailadressen erforderlich.
2. Teams: Der Trainer erstellt im Kalender einen Termin. Zu diesem lädt er die Tn über deren Mailadressen ein.
   Nur in Ausnahmefällen ist es möglich, die Tn als Gäste in die Organisation der Spirit einzubinden. Dies kann vor allem dann sinnvoll werden, wenn die Tn über kein eigenes Teams verfügen. Diese Variante sollte im Vorfeld mit der Spirit abgestimmt werden.

Umfragen, Chat, Gruppenarbeiten, Whiteboard, ext. Programme (z.B. Miro), Rollenspiele in Gruppenräumen, Rätsel und Quizze, Einzelarbeit offline, etc.

Tipp: Eine gute und kostenfreie Möglichkeit, interaktive Umfragen zu erstellen, bietet die Plattform PINGO (pingo.coactum.de).

Gruppenarbeiten sind in Webex Meeting, Zoom sowie Teams möglich.

Bei Webex und Zoom können die Tn bequem verschiedenen Räumen (die auch benannt werden können) zugewiesen werden (manuell oder automatisch/per Zufall – gut für wechselnde Arbeitsgruppen!). Zudem gibt es umfangreiche Einstellmöglichkeiten zu Zeitvorgaben und Wechselmöglichkeiten.

Achtung: Seit einem Programm-Update Mitte Dezember verfügt auch Teams über die Möglichkeit, Gruppenräume einzurichten. Auch die Funktionalität, dass Gäste Unterkanäle anlegen können, ist in den Einstellungen mittlerweile konfigurierbar. Alternativ kann also auch noch die folgende, alte Variante gewählt werden.

(Alt: In Teams sind parallele Gruppenarbeiten ohne die Beendigung des Hauptmeetings über einen Workaround möglich: Die Tn müssen als Mitglieder/Gäste dem Team zugefügt werden. Dann können in einzelnen Gruppenkanälen (müssen vom Trainer/Admin angelegt werden – Achtung Rechte!) manuell parallele Besprechungen gestartet werden. Tipp: Diverse Youtube-Videos mit entsprechenden Anleitungen gucken!)

Bei den übrigen Programmen sind Gruppenarbeiten nicht möglich. Wenn einzelne Tn jedoch über entsprechende Lizenzen verfügen, können sie nach vorheriger Absprache eine eigene Besprechung mit anderen Tn organisieren und sich für den Zeitraum dieser „Gruppenarbeit“ dann aus dem Hauptmeeting abmelden. Anschließend müssen sich alle Tn dann wieder über den ursprünglichen Einladungslink einwählen.

Seit kurzem bieten sowohl Webex als auch Zoom die Möglichkeit, bereits beim Planen eines Meetings Gruppenräume (Breakout-Sessions) anzulegen und zu benennen. Erfahrungsgemäß lassen sich die Gruppenräume aber auch sehr schnell und unkompliziert während eines Meetings anlegen und benennen.

In vielen Fällen ist es also nicht notwendig (und in manchen Programmen auch technisch nicht möglich), Gruppenräume und Dateifreigaben vor einem Webinar anzulegen. Was hilfreich ist, sich einen Ordner mit allen benötigten Dokumenten anzulegen, um während des Webinars schnell darauf Zugriff zu haben. Dies muss jeder Trainer aber auf dem eigenen Rechner tun.

(Alt: Eine Ausnahme bildet hier „Teams“. Dort kann es sinnvoll sein, für Gruppenarbeiten im Vorfeld eigene „Unterkanäle“ anzulegen. Sofern die Trainer selbst nicht über die Rechte dazu verfügen, können sie das mit Christian Devers abstimmen. Ist ein Teams-Webinar von Kundenseite organisiert, können die Tn gebeten werden, Unterkanäle zu erstellen. (Dies ist nur Mitgliedern einer Organisation erlaubt, nicht Gästen.))

Alle Programme verfügen über die Möglichkeit, Bildschirminhalte für die Tn freizugeben. Die genaue Bezeichnung ist bei den einzelnen Programmen unterschiedlich, findet sich jedoch immer an prominenter Position.

Bei einigen Programmen gibt es die Möglichkeit auszuwählen, ob Dateien oder Inhalte mit Computeraudio bzw. Medien freigegeben werden. Nur in letzterem Fall wird dann auch der Ton übertragen. Diese Option kann direkt und jedes Mal neu über die Freigabe-Schaltfläche der Programme eingestellt werden.

Es macht einen professionelleren Eindruck, wenn freigegebene Inhalte bereits „vorbereitet“ sind (d.h. die Präsentation ist auf der richtigen Folie gestartet, die Ansicht ist auf den richtigen Ausschnitt gezoomt, etc.). Hilfreich kann hier die Nutzung eines zweiten Monitors sein, auf dem Mann die freizugebenden Inhalte organisiert, während auf dem anderen Bildschirm die Meeting-Software zu sehen ist. (Bei Mac-Rechnern geht dies auch über unterschiedliche „Schreibtische“.) Die genaue Handhabung sollte vor dem Webinar eingeübt werden.

Wenn man sich bei freigegebenen Inhalten in anderen Programmen/Fenstern/Dokumenten umsehen möchte, ohne dass die Tn dies bemerken, lassen sich die Freigaben bei den meisten Programmen (z.B. nicht bei Teams) pausieren. Die Tn sehen dann ein Standbild der letzten Freigabe – unabhängig davon, was gerade auf Ihrem Monitor zu sehen ist.

Den Tn ist es auf die gleiche Weise wie dem Trainer möglich, Inhalte für den Rest der Gruppe freizugeben (z.B. zur Präsentation von Gruppenarbeitsergebnissen). (s. „Wie teile ich meine Bildschirminhalte?“)

Wenn Sie als Trainer andere Programme nutzen möchten, für die Sie persönlich eine Lizenz haben (z.B. Miro, Prezi o.ä.), können Sie diese natürlich gerne im Rahmen Ihrer Webinare nutzen. Die Einbindung erfolgt in der Regel über die normale Bildschirmfreigabe (s. „Wie teile ich meine Bildschirminhalte?“). Welche Möglichkeiten der Kooperation hier bestehen, hängt von den von Ihnen eingesetzten Programmen ab.

Das Malen auf einem virtuellen Whiteboard per Maus kann sehr krakelig werden. Wer über kein iPad oder ähnliches verfügt, kann sich mit einer zweiten Webcam und einem Zeichenblock bzw. Flipchart behelfen (siehe „Wie binde ich eine zweite Kamera ein?“).

Eine zweite Webcam (neben der oftmals im Rechner verbauten) kann hervorragend eingesetzt werden, um Perspektivwechsel für die Tn zu verdeutlichen (z.B. für verschiedene Standpunkte bei einer Demonstration, als Weitwinkel mit Sicht auf ein Flipchart zum gezeichneten Input, als Dokumentenkamera auf dem Schreibtisch zur Übertragung von handschriftlichen Notizen oder Zeichnungen,…).

In allen Programmen kann in der Regel problemlos und schnell zwischen verschiedenen Kameras gewechselt werden. (Sofern diese korrekt angeschlossen sind, werden sie automatisch vom System erkannt und angezeigt.) Zumeist ist die Auswahl der Kamera über den kleinen Pfeil neben dem Kamerasymbol möglich. Alternativ in den Einstellungen der Programm oder bei Teams durch eine kleine Schaltfläche auf dem eigenen Videobild.

Zur Steuerung der Diskussionen empfiehlt es sich, mit den Tn gleich zu Beginn die Regeln festzulegen. Bewährt haben sich folgende Ideen:

Die meisten Programme bieten die Möglichkeit des „virtuellen Handhebens“ über eine entsprechende Schaltfläche. Der Trainer sieht die Handzeichen bzw. wird darauf aufmerksam über ein entsprechende Symbol bei den Tn. Einige Programme (z.B. Webex) bieten zudem die Möglichkeit, die Tn-Liste nach gehobenen Händen automatisch zu sortieren. So kann die Rednerliste chronologisch in der Reihenfolge der Meldungen abgearbeitet werden.

Je nach Programm und eingesetztem Endgerät ist die Schaltfläche nicht immer sofort sicht- oder verfügbar. Als Alternative können Tn, die sich zu Wort melden, ein „xxx“ in den Chat tippen. Auch hier kann der Trainer nachverfolgen, in welcher Reihenfolge die Meldungen eingetroffen sind.

Tipp aus der Praxis: Zu Beginn des Webinars prüfen, ob eine der Varianten für alle Tn umsetzbar ist. Lässt man beide parallel zu, erfordert dies eine erhöhte Aufmerksamkeit und man muss immer sowohl Tn-Liste als auch Chatverlauf offen halten.

Gerade bei größeren Gruppen macht es Sinn, die Tn zu bitten, ihre Mikrofone stummzuschalten. So werden Rückkopplungen und Durcheinanderreden bei Diskussionen vermieden. Einzelne Tn können nach Aufforderung durch den Trainer (s.“Wie können Tn sich zu Wort melden?“) ihr Mikrofon einschalten. Alle Programme bieten zudem die Möglichkeit als Moderator, die Mikros einzelner oder aller Tn stumm zu schalten. Bei bestimmten Methoden (z.B. Gruppendiskussionen, Brainstorming) macht es natürlich Sinn, dass alle Tn ihre Mikrofone gleichzeitig aktiv haben.

Der Trainer hat seine Kamera immer an. Für eine bessere Interaktion und ein realistischeres Trainingsgefühl empfehlen wir, die Tn zu bitten, wann immer möglich ihre Kamera ebenfalls zu aktivieren. So erhalten die Trainer ein direktes Feedback zu den Inhalten und es ist in rudimentärer Form auch nonverbale Kommunikation möglich. Bei schlechten Internetverbindungen der Tn kann es gelegentlich helfen, die Kamera auszuschalten.

Nach den ersten Erfahrungen haben wir auch unseren Evaluationsprozess digitalisiert. Ab sofort können die Teilnehmer*innen unsere bekannten Feedbackbögen in leicht abgewandelter Form online beantworten.

Bitte stellen Sie Ihren Teilnehmer*innen am Ende der Veranstaltung den untenstehenden Link bzw. QR-Code zur Verfügung. Bitten Sie die Tn, das Feedback direkt nach der Veranstaltung abzugeben oder planen Sie dafür in der Veranstaltung eine gemeinsame Zeit ein. Für ein vernünftiges Ausfüllen sind nur 2-3 Minuten notwendig.

Sie als Trainer*in haben dann mit der weiteren Auswertung nichts mehr zu tun. Die Daten werden in regelmäßigen Abständen an unsere Seminaradministration geleitet, verarbeitet und dann gelöscht.

Nein, das ist nicht möglich und auch technisch nicht vorgesehen. Daher ist es wichtig, alle Dokumente für die Tn während des Meetings zu verteilen. Ggf. kann das Meeting nach Beendigung des Webinars noch etwas geöffnet bleiben, so dass alle genügend Zeit haben, sich Dokumente herunterzuladen. Wenn Unterlagen später noch verteilt werden sollen, muss das in gewohnter Weise per Mail (ggf. direkt oder über unsere Seminarorganisation) geschehen.

Ausnahme: Wenn die Tn in Teams nach der Besprechung noch Mitglied/Gast in der Organisation sind, können sie solange auf die hochgeladenen Dokumente zugreifen, bis diese gelöscht oder die Tn aus der Organisation entfernt werden. Da dies jedoch in der Regel kurz nach dem Webinar der Fall ist, wird dringend empfohlen, auf die oben beschriebenen Alternativen auszuweichen.